香港检测机构：怎样保存与HOKLAS认可状态有关的香港书面说明？

对于香港检测机构而言，HOKLAS认可既是检测机构技术实力的名片，也是样保进入政府采购和国际市场的通行证。然而，可状不少机构在获得认可后，书面说明却忽略了一项同样重要的香港义务，妥善保存与认可状态有关的检测机构书面说明。当评审员上门核查时若拿不出完整记录，样保轻则被开出不符合项，可状重则影响认可资格的书面说明延续。

一、香港哪些书面说明需要保存？检测机构

依据HOKLAS 002《认可实验室作业规范》及ISO/IEC 17025的要求，应保存的样保记录主要包括：

• 认可证书及认可范围（含历次更新版本）；
• HKAS发出的评估报告、监督访问报告及纠正措施往来函件；
• 申请认可时提交的可状人员资历、设备校准、书面说明能力验证等支持性文件；
• 所有引用认可状态的对外文件，如检测报告、信笺抬头、宣传单张、网页及广告内容等，建议保留副本并登记造册。

二、保存期限与方式

书面说明的保存期限，原则上应覆盖至少一个完整评审周期（通常为三年）；涉及检测原始记录、合同及投诉处理的，还须符合法定或客户约定的更长年限。方式上可采用“纸质+电子双轨制”：纸质原件分类归档、统一编号；电子档案定期备份并设定访问权限。同时做好版本控制，确保失效文件被及时标识或撤销，避免误用过时的认可信息。

三、落实文件控制机制

有效的记录保存离不开成熟的文件控制程序。指定专人负责认可相关文件的收集、登记与更新，并将其纳入内部审核和管理评审范围，才能在HKAS评审时做到“随叫随到、有据可查”。

四、案例分析

香港某材料检测实验室在一次监督评审中，被要求提供近两年引用HOKLAS认可标志的宣传资料记录。由于该实验室从未建立引用登记制度，评审员还发现其网页列出的认可范围包含已撤销的项目，最终被开出不符合项并限期整改，直接影响了业务拓展。反观另一间环境检测实验室，设立“认可状态文件登记册”，每次更新证书或改版宣传品均同步留档，评审仅用半天便顺利通过，还凭借规范的档案管理赢得了大客户的信任。

五、实用建议

• 制作书面说明清单，逐项列明文件名称、版本号、保存位置及责任人；
• 每季度核查一次引用认可状态的对外文件，确保与最新认可范围一致；
• 认可若被暂停或撤销，应立即按HKAS要求停用相关标志，并保留停用通知等书面说明备查。